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Slide 1: Charla PMI-MS Project Mar Freire Grande
Slide 2: Contenido Objetivo: Relacionar los conceptos de Gestión de Proyectos de PMI con la utilización de la herramienta MS Project. Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Capítulo 1: Planificación del tiempo Capítulo 2: Seguimiento de actividades Capítulo 3: Seguimiento del coste del proyecto www.altransdb.com
Slide 3: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI PROYECTO DIRECCIÓN DE PROYECTOS Alcance, WBS, OBS, RAM PROCESOS DE GESTIÓN ÁREAS DE CONOCIMIENTO PLAN DE PROYECTO www.altransdb.com
Slide 4: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI PROYECTO: esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único. Los proyectos se subdividen en Fases para permitir un mejor control. La suma de las fases determina el Ciclo de Vida del proyecto. Una fase es una sucesión de Actividades que finalizan al completar un/ unos entregable/s. Un Entregable es un elemento físico documentable o un documento. www.altransdb.com
Slide 5: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI PROYECTO FASES FASE n FASE 1 ACTIVIDADES www.altransdb.com
Slide 6: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI DIRECCIÓN DE PROYECTOS: aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir los requisitos del mismo. Balancear: – Alcance, Tiempo, Coste, Calidad – Las necesidades: requerimientos identificados – Los diferentes intereses y expectativas de los « stakeholders » www.altransdb.com
Slide 7: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI CICLO DE VIDA Fase Inicial Fase Final Coste/ Recursos Probabilidad Éxito Coste de Errores Capacidad de Cambio Incertidumbre y Riesgo www.altransdb.com
Slide 8: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Alcance, WBS, OBS, RAM Alcance: compendio de todas las tareas a realizar para lograr completar con éxito el proyecto. WBS (Work Breakdown Structure): descomposición lógica del trabajo a realizar. OBS (Organisation Breakdown Structure): estructura lógica del equipo de proyecto. RAM (Responsibility Assignment Matrix): relación entre WBS y OBS www.altransdb.com
Slide 9: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI WBS (Work Ejemplo Breakdown Structure) de Proyecto MGPI WBS PROYECTO MGPI PROYECTO MGPI 1. 1. CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS GENERALES 1.1 1.1 Definición de Conceptos Generales 1.1.1 Revisión de Conceptos 1.1.2 Generación de Documento de Conceptos Básicos 1.1.3 GESTIÓN DE PROYECTO GESTIÓN DE PROYECTO 1.1.4 1.1.4 Planificación 1.1.4.01 Control Integral de Proyecto 1.1.4.02 Control de Cambios 1.1.4.03 Control de Documentación 1.1.4.04 Control de Recursos 1.1.4.05 Control de Riesgos 1.1.4.06 DEFINICIÓN PROCESOS DEFINICIÓN PROCESOS 1.2 1.2 DEFINICIÓN PROCESOS FASE 1 DEFINICIÓN PROCESOS FASE 1 1.2.1 1.2.1 DEFINICIÓN PROCESOS FASE 2 DEFINICIÓN PROCESOS FASE 2 1.2.2 1.2.2 DEFINICIÓN PROCESOS FASE 3 DEFINICIÓN PROCESOS FASE 3 1.2.3 1.2.3 GESTIÓN DE PROYECTO GESTIÓN DE PROYECTO 1.2.4 1.2.4 Planificación 1.2.4.01 Control Integral de Proyecto 1.2.4.02 Control de Cambios 1.2.4.03 Control de Documentación 1.2.4.04 Control de Recursos 1.2.4.05 Control de Riesgos 1.2.4.06 CLASIFICACIÓN P.I. CLASIFICACIÓN P.I. 1.3 1.3 Clasificación de Proyectos Internos 1.3.1 Generación Plantillas Documentación 1.3.2 Generación Tabla P.I. vs Plantillas 13.3 GESTIÓN DE PROYECTO GESTIÓN DE PROYECTO 1.3.4 1.3.4 Planificación 1.3.4.01 Control Integral de Proyecto 1.3.4.02 Control de Cambios 1.3.4.03 Control de Documentación 1.3.4.04 Control de Recursos 1.3.4.05 Control de Riesgos 1.3.4.06 www.altransdb.com
Slide 10: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Ejemplo de OBS PROYECTO XXXX Gestor de la Cuenta Nombre Gestor de Proyecto Nombre Oficina Técnica Nommbre Oficina de Proyecto Nombre Coordinador Despliegue Nombre Gestor Logística Nombre Calidad Diseño de Red Nombre Nombre Formación Supervisor Obra Civil Nombre Supervisor Instalación BS Nombre Supervisor Instalación CPE Nombre Ingeniería Nombre Nombre Soporte Técnico Nombre Supervisor Área Supervisor Área Supervisor Área Gestor de Subcontratación Nombre www.altransdb.com Gestor de Documentación Nombre
Slide 11: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Ejemplo de RAM WBS   AB CR AH RA LG LM ED   OBS Codif. 1.1 Fase 1               1.1.1 Actividad 1 X 1.1.2 Actividad 2 X 1.1.3 Actividad 3 X www.altransdb.com
Slide 12: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI PROCESOS DE GESTIÓN: se enfocan a la mejora de la gestión del proyecto, al desarrollo del producto/ servicio y/ o al desarrollo del negocio. Iniciación: definición de los objetivos del proyecto, fase o actividad. Planificación: diseño de un plan para cumplir con esos objetivos. Ejecución: coordinar los recursos para llevar a cabo el plan. Control: monitorización del estado para tomar decisiones y/ o acciones. Cierre: formalización de la aceptación del producto o servicio. www.altransdb.com
Slide 13: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Procesos de Gestión: relación entre ellos Procesos Iniciación Procesos Control Procesos Cierre www.altransdb.com Procesos Planificación Procesos Ejecución Comienzo Fin
Slide 14: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Procesos de Gestión: evolución en el tiempo Nivel de Actividad Tiempo www.altransdb.com
Slide 15: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Áreas de Conocimiento Gestión de la Integración del Proyecto. Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión de los Costes Gestión de la Calidad Gestión de Recursos Humanos Gestión de Comunicación Gestión de Riesgo Gestión de Subcontratación www.altransdb.com
Slide 16: Capítulo 0: Conceptos básicos de PMI Plan de Proyecto: compendio de todos los planes necesarios en cada una de las áreas de conocimiento. Definición Actividades Planificación Alcance Definición Alcance www.altransdb.com Secuencia Actividades Duración Actividades Estimación Coste Desarrollo Cronograma Asignación Presupuestos Desarrollo Plan Proyecto Planificación Recursos Planificación Gestión Riesgos
Slide 17: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Definición Actividades Planificación Alcance Definición Alcance Planificación Recursos Secuencia Actividades Duración Actividades Estimación Coste Desarrollo Cronograma Asignación Presupuestos Desarrollo Plan Proyecto Planificación Gestión Riesgos www.altransdb.com
Slide 18: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Definición y Secuenciación de Actividades Información a tener en cuenta para la Definición de las actividades: – WBS – Restricciones – Premisas Tipos de dependencias para la Secuenciación de las actividades: – Inherentes a la naturaleza del proyecto – Las definidas por el equipo del proyecto (basadas en la experiencia) – Externas (relacionando las actividades del proyecto con otras exteriores) www.altransdb.com
Slide 19: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Definición y Secuenciación de Actividades Id www.altransdb.com
Slide 20: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Estimación de la Duración de las Actividades Error común: el gestor del proyecto estima la duración de las actividades. Deben ser los miembros del equipo de proyecto más familiarizados con cada actividad los que estimen la duración. Cada actividad de la WBS (nivel más bajo) tiene un único responsable. Esta es la persona más adecuada para estimar la duración de esa actividad. Si no es así, al menos debe aprobar la estimación realizada. www.altransdb.com
Slide 21: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Estimación de la Duración de las Actividades En MS Project: En la vista “Diagrama de Gantt” se introduce la estimación en la casilla “Duración”. www.altransdb.com
Slide 22: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Realización del Cronograma La información que necesitamos para completar el cronograma es: – Lo obtenido en los pasos anteriores. – Requisitos y disponibilidad de los recursos necesarios. – Calendario laboral. – Restricciones (fechas impuestas, eventos clave etc) . – Premisas www.altransdb.com
Slide 23: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Realización del Cronograma En MS Project: – Establecemos el inicio del proyecto: Proyecto->Información del Proyecto – Asignamos los recursos: Herramientas->Recursos->Asignar Recursos – Cambiamos el calendario laboral: Herramientas->Cambiar Calendario www.altransdb.com
Slide 24: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Cronograma: NO ES EL PLAN DE PROYECTO www.altransdb.com
Slide 25: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Camino Crítico En MS Project: Formato->Estilos de Barra www.altransdb.com
Slide 26: Capítulo 1: Planificación del Tiempo Camino Crítico Nombre 1 www.altransdb.com
Slide 27: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Línea Base Pocas veces un proyecto se desarrolla según lo estimado por eso debe haber un mecanismo que permite hacer un Control del Cronograma. Según el PMBOK la Línea Base nos permite medir el grado de avance de un proyecto. Por tanto tiene también componentes de costes. En general esta línea base no se debe modificar, EXCEPTO en el caso de cambios grandes de Alcance o replanificaciones. Para las actividades afectadas, debe variar su línea base. www.altransdb.com
Slide 28: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Línea Base: Creación En MS Project: Herramientas->Seguimiento->Guardar Línea de Base – Elegimos la opción de Proyecto Completo MS Project admite hasta 10 líneas base. www.altransdb.com
Slide 29: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Vista de Seguimiento En MS Project: Herramientas->Seguimiento->Guardar Línea de Base Visualizarlo: Seleccionar “Gantt de Seguimiento” en el menú de Vistas Negro: Línea Base Azul o Rojo (si es tarea del camino crítico): Valor Actual www.altransdb.com
Slide 30: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Vista de Seguimiento Se puede completar todavía más la información seleccionando: Ver->Tabla->Seguimiento www.altransdb.com
Slide 31: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Actualización Avance de Actividades MS Project proporciona dos posibles mecanismos para realizarlo: – Mediante porcentaje: sencillo pero poco preciso – Mediante hojas de tiempos: con más trabajo burocrático pero más preciso Mecanismo de porcentajes: – Fecha real de comienzo en “Comienzo Real” – Estimación del % completado en “% completado” – Al finalizar, se introduce fecha de finalización en “Fin Real” www.altransdb.com
Slide 32: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Actualización Avance de Actividades: Método Porcentaje www.altransdb.com
Slide 33: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Actualización Avance de Actividades: Hojas de Tiempos Vista “Uso de Recursos” y seleccionamos ver también “Trabajo Real” donde introducimos las horas reales de trabajo. www.altransdb.com
Slide 34: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Actualización Avance de Actividades: Hojas de Tiempos www.altransdb.com
Slide 35: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Actualización del Trabajo Restante Si no se actualiza el “trabajo pendiente” del proyecto podemos tener una idea equivocada de posibles desviaciones temporales. Ejemplo: Supongamos a fecha 04-Dic-02 una situación como la del gráfico www.altransdb.com
Slide 36: Capítulo 2: Seguimiento Actividades Actualización del Trabajo Restante Actualizamos la información mediante la opción de menú: Herramientas>Seguimiento->Actualizar Proyecto->Reprogramar trabajo restante. Proyecto Completo www.altransdb.com
Slide 37: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Definición Actividades Planificación Alcance Definición Alcance Planificación Recursos Secuencia Actividades Duración Actividades Estimación Coste Desarrollo Cronograma Asignación Presupuestos Desarrollo Plan Proyecto Planificación Gestión Riesgos www.altransdb.com
Slide 38: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Estimación del coste de los recursos Para establecer la línea base del proyecto teniendo en cuenta también los costes ajustándonos a lo definido en el PMBOK es necesario: – Plan de Recursos: qué recurso y en qué número es necesario. – Estimación de los costes: evaluar el coste que supone su utilización. – Elaborar el presupuesto de costes (línea base) www.altransdb.com
Slide 39: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Estimación del coste de los recursos: Ejemplo Proyecto: Reformar la casa WBS Preparación Pintado Pintura Base Pintura Decorativa Jardinería Reformar la casa Limpieza y Muebles Retirada de enseres www.altransdb.com
Slide 40: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Estimación del coste de los recursos: Ejemplo Cronograma www.altransdb.com
Slide 41: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Estimación del coste de los recursos: Ejemplo En MS Project introducimos los costes en el menú: Ver->Hoja de Recursos Imputación de costes al proyecto (“Acumular”): para los costes horarios normalmente se hace un prorrateo a lo largo del proyecto y para cantidades globales habrá que definir cómo se imputan. www.altransdb.com
Slide 42: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Presupuesto del proyecto y curva S En MS Project introducimos los costes en el menú: Ver->Hoja de Recursos Imputación de costes al proyecto (“Acumular”): para los costes horarios normalmente se hace un prorrateo a lo largo del proyecto y para cantidades globales habrá que definir cómo se imputan. Seleccionamos la Vista de “Gantt de Seguimiento”. Seleccionamos el menú: Ver->Tabla->Costo www.altransdb.com
Slide 43: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Presupuesto del proyecto y curva S www.altransdb.com
Slide 44: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Presupuesto del proyecto y curva S Informes en el menú Ver->Informes->Costos (son interesantes sobre todo el de Presupuestos que nos da una visión por actividad y el de Flujos de Caja) Curva S: – Seleccionamos en el menú Proyecto->Información Proyecto la fecha de estado como la del fin de proyecto (para ver evolución de los costes) – Seleccionamos la barra de herramientas “Análisis” – Seleccionamos “Analizar datos de escala temporal” – Elegimos exportar el dato CPTP (Coste Presupuestado del Trabajo Realizado) www.altransdb.com
Slide 45: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Presupuesto del proyecto y curva S P r o y e c t o E je mp lo 5 1 0 .0 0 0 ,0 0 p t a 8 .0 0 0 ,0 0 p t a 6 .0 0 0 ,0 0 p t a 4 .0 0 0 ,0 0 p t a 2 .0 0 0 ,0 0 p t a To t a l CPTP 0 ,0 0 p t a 2 5 /1 1 /2 0 0 2 0 2 /1 2 /2 0 0 2 0 9 /1 2 /2 0 0 2 Dí a s 1 6 /1 2 /2 0 0 2 1 2 /2 3 /2 0 0 2 www.altransdb.com
Slide 46: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Análisis del estado del proyecto CPTP (BCWS): Coste Presupuestado del Trabajo Programado CPTR (BCWP): Coste Presupuestado del Trabajo Realizado CRTR (ACWP): Coste Real del Trabajo Realizado VP= CPTP-CPTR (Variación de Programación) VC=CPTR-CRTR (Variación del coste acumulado) VP < 0 => Mal comportamiento del proyecto en tiempo VC < 0 => Mal comportamiento del proyecto en costes www.altransdb.com
Slide 47: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Análisis del estado del proyecto: Ejemplo Fecha Actual: 04-Dic-02 Tarea 1 completada en fecha y los pintores comenzaron el 02-Dic-02 Actualizamos proyecto en Herramientas->Seguimiento->Actualizar Proyecto www.altransdb.com
Slide 48: Capítulo 3: Seguimiento de Costes Análisis del estado del proyecto: Ejemplo Elegimos la tabla en el menú Ver->Tabla->Valor Acumulado Variación negativa del 28% en actividad 2 y pequeñas variaciones negativas en tiempo y coste en la actividad 4 www.altransdb.com