Slide 1: Crie o seu Projeto Gerência Competitiva de Projetos Usando o MS-Project
Slide 2: 1.Quando o projeto começará ?  Comece por definir o que se quer fazer – organizar uma viagem – montar uma empresa – organizar um seminário  Definido o objetivo sabe-se: – a data de início – ou a data de término
Slide 3: 1.Quando o projeto começará ?  Defina o objetivo: – Preparar o Seminário UFSC/EPS/LSAD  Determine a data de início ou data de Fim – Menu Projeto: Informações sobre o projeto – Data de Início: 02/05/2000  Mudanças – Menu: Projeto • Informações sobre o Projeto
Slide 4: 1.Quando o projeto começará  Insira o nome do projeto – Menu Arquivo - Propriedades – Pasta de Resumo • Seminário UFSC/EPS/LSAD – Pode imprimir junto com o projeto
Slide 5: 1.Quando o projeto começará  Defina o Horário de Trabalho – Menu: Ferramentas – Alterar Período de Trabalho • Mudar - a semana ou o dia • Período de folga • ou Período de trabalho não padrão – 8 hrs - 12 hrs – 14 hrs - 18 hrs
Slide 6: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Tendo definido o objetivo então: – determinam-se os passos necessários para alcançá-lo – com • grandes fases, • marcos
Slide 7: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Entre as tarefas e suas durações – Tarefa ou Atividade = um Trabalho com início e fim – Definir as Tarefas: • Determine grandes grupos de trabalho • Divida em Atividades com resultados definidos • Junte ações que usem mesmos processos ou devam ocorrer em tempos semelhantes • Obtenha previsões de duração de projetos anteriores – Não ponha datas de momento
Slide 8: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Entre as tarefas e suas durações – Barra de Modos - Clique Gantt de Controle – Campo - Nome da Tarefa • Definir a Equipe – Campo - Duração • 3 dias (minutos, horas, dias, semanas) – Outra tarefa  Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000
Slide 9: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Anotações de Tarefas • Projeto, barra de ferramentas • coloque informações complementares • selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em Anotações – 1 - Definir a equipe • Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP – 2 - Escolher os palestrantes • Escolher de empresas que tem aceitado estagiários
Slide 10: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Entrando uma tarefa repetida – Campo: Nome da Tarefa: selecione a linha • menu Inserir : Tarefa Recorrente... – Nome da tarefa: reunião semanal – Duração: min, hora, dia, semana; duração da atividade – 10 reuniões
Slide 11: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Dividindo a tarefa em segmentos – Menu: Editar: Dividir Tarefa • Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05 • Anotações de Tarefas : De preferência no Centro tecnológico – coloque o cursor sobre a barra de tarefas , clique e arraste
Slide 12: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Rearranjando a lista de tarefas – copiar, movimentar ou apagar • selecionar uma linha - o núm. ID da tarefa – reunião semanal • selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- ID • selecionar um grupo de linhas não adjacentes-ctrl ID – adicionar uma nova tarefa • menu inserir - nova tarefa
Slide 13: 2. Como entrar uma lista de tarefas  Definindo marcos – marcos - término de uma fase do projeto, duração nula – Campo Duração: zero • Definições iniciais; duração zero; 18/05/2000 – inserir depois da terceira tarefa – ou: Informações sobre a Tarefa • Avançado – Marcar tarefa como etapa
Slide 14: 3 - Estruturar uma lista de tarefas  Ao detalhar as tarefas fica mais fácil de as gerenciar organizando-as num perfil (hierarquia).  Usando tarefas de resumo e subtarefas entende-se melhor a estrutura do projeto e como as tarefas se relacionam
Slide 15: 3 - Estruturar uma lista de tarefas  Coloque as tarefas num perfil lógico Exemplo: – Material para marketing do evento, dur - 10 dias, início - 16/05/00 – Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00 – Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00 – Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00
Slide 16: 3 - Estruturar uma lista de tarefas  Barra de Modos – Gráfico de Gant – Selecione a tarefa – Nome da tarefa • Recuo  – – – fazer o cartaz fazer o folder fazer a homepage, ou • Recuo para a esquerda 
Slide 17: 3 - Estruturar uma lista de tarefas  Mostre ou oculte as subtarefas – Selecione a tarefa resumo • Mostre as subtarefas  • Oculte as subtarefas  • mostre todas as subtarefas 
Slide 18: 3 - Estruturar uma lista de tarefas  Adicione uma Estrutura de Divisão do Trabalho ( EDT/WBS) no projeto – estrutura hierárquica para organizar as tarefas – tem-se uma EDT/WBS padrão ou pode-se customizar • Selecione a coluna Indicadores • Inserir Coluna • Nome do Campo - selecione EDT :
Slide 19: 4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar  Criando dependências entre as tarefas o programa calcula as datas de início e fim  Com as tarefas interligadas então as mudanças são repassadas para toda a rede
Slide 20: 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?  Sequenciando as tarefas – Barra de Modos acione Gráfico de Gantt – Nome da Tarefa - selecione as tarefas – Acione o vínculo (Vincular Tarefas) • Ex: associar as tarefas 1 e 3
Slide 21: 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?  Pode fazer seleção múltipla – Selecione na ordem que ocorrerão as dependências  Desvincular Tarefas  Menos Zoom - visualizam-se melhor as ligações
Slide 22: 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?  Definindo o tipo de dependência – padrão - fim para início – mas pode se ter início-início – fim-fim – fim-início  Duplo clique na linha de ligação – escolha na caixa de dependências
Slide 23: 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?  Sobrepor tarefas ou atrasar – Selecione a tarefa (Nome da tarefa) – Clique Informações sobre a tarefa – Clique na pasta Predecessoras – No campo de Retardo – informe a duração, ou – informe o atraso
Slide 24: 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?  Ex: Selecione : Escolher e marcar local • (trocar por O mais breve possível - em advanced) – Sobrepor – informe como tempo (min,hrs,dia,sem) negativo, ou • como - X % – Atrasar – informe como um tempo positivo ou % – Ex. 5 dias
Slide 25: 5.Quem fará o trabalho ?  Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se melhor os custos e o andamento dos trabalhos do projeto  Uma lista de recursos facilita a alocação dos mesmos às tarefas
Slide 26: 5.Quem fará o trabalho ?  Criando uma lista de recursos – Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos – Menu Exibir- apontar Tabela: Entrar – Campo; Recurso » Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof) » aluno, Max Units 800 % (8 alunos)
Slide 27: 5.Quem fará o trabalho ?  Alocando recursos as tarefas – recursos: pessoas, equipamentos, suprimentos – Barra de Modos, clicar Gráfico de Gantt – Campo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefa • Ex: Definir a equipe – Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos) • Ex: professor, atribuir 100%, close
Slide 28: 5.Quem fará o trabalho ?  Mudando o horário de trabalho de um recurso  Os dias e as horas de trabalho estão no Calendário  horas trabalhadas (e não) para mais de um recurso.  As horas de trabalho (e não) de um recurso individual estão no Gráfico de Recursos serve para casos específicos de um recurso, férias, diferentes dias de trabalho, diferentes turnos
Slide 29: 5.Quem fará o trabalho ? Menu Ferramentas - clique Alterar Período de Trabalho  Caixa Para - escolha o recurso para alterar   Ex: Professor  Escolha o(s) dia(s) que será mudado  mudando para todo o calendário clique no nome  Ex T (terça)  Escolha: Usar Padrão; Período de Folga; Período de Trabalho não padrão  Período de Folga
Slide 30: 5.Quem fará o trabalho ?  Ver os recursos e as tarefas associados – Barra de Modos; clique Uso do Recurso  Outras informações – Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha • Professor • Aluno
Slide 31: 6- Como Gerenciar Custos  Controlar os custos: • de cada atividade • de todo o projeto  Alocar os custos • ao longo da atividade • no início • no fim
Slide 32: 6- Como Gerenciar Custos  Alocando custos a um recurso – Custos por Hora - taxa por hora X duração da atividade – Custos por Hora Extra - preço diferente para hora extra – Custo por Uso - função da quantidade solicitada  Barra de Modos - clique Planilha de Recursos – Para cada recurso defina: taxa padrão, taxa h. extra e custo/uso • Ex: aluno R$ 10,00/h – taxa padrão • Professor R$ 50,00/h – taxa padrão
Slide 33: 6- Como Gerenciar Custos  Determine um custo fixo – Custo que não varia com a duração ou o trabalho realizado na tarefa – Barra de Modos; clique Gráfico de Grant – Menu Exibir; tabela, clique Custo • Escolha a atividade e informe o custo fixo. – Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00
Slide 34: 6- Como Gerenciar Custos  Definição da incorporação dos custos  Padrão: os custos são incorporados proporcionalmente à realização da tarefa  Existem 3 métodos de incorporação: • no início da tarefa • no fim da tarefa • padrão
Slide 35: 6- Como Gerenciar Custos – Barra de Modos; Planilha de Recursos – Selecione o recurso – Nome do Recurso • Professor – Informação sobre o Recurso – Tabela de taxas de Custos – Incorporar o custo: Acumulação de Custos escolha o método • Início
Slide 36: 6- Como Gerenciar Custos  Opções de Custos  Conjuntos de custos, – Existem 5 para diferentes tipos de situações, – Planilha de Recursos; escolha o recurso: • Nome do Recurso – Acione Informações sobre o recurso; • tabela de taxas de Custos – Informe a data que o custo passa a valer
Slide 37: 6- Como Gerenciar Custos  Veja os custos das tarefas ou recursos – Custos das tarefas • Barra de Modos, clique Gráfico de Gant • Menu Exibir Tabela: , clique Custo » Custo Total (Gráfico de Gantt) – Custo dos Recursos • Barra de Modos, Gráfico de Recursos • Menu Exibir, Tabela, clique Custo
Slide 38: 6- Como Gerenciar Custos  Veja o custo do projeto • custo atual • linha de base – Linha de Base • projeto original • início das tarefas • fim das tarefas (previsto) • recursos • custos
Slide 39: 6- Como Gerenciar Custos  Menu Projeto – Informações sobre o projeto – Acione Estatísticas, tem-se em Custo • • • • Custo Atual Custo da LinhaBase (se foi salvada uma) Custo Real Custo restante
Slide 40: 7 - Formatando a apresentação  Grande lista de tarefas – oportuno destacar algumas • tanto na lista de tarefas quanto no Gráfico de Gantt – – – – Ex: tarefas que acabam na mesma data Ex: Por em negrito uma tarefa em especial Formatando por categoria muda com a data Formatando uma tarefa não
Slide 41: 7 - Formatando a apresentação  Uso do Assistente de Gráficos de Gantt – Barra de modos - clique Gráfico de Gantt – Clique Formatar ou na barra de ferramentas – Clique Assistente de Gráficos de Gantt  Para desfazer a formatação – Clique Assistente de Gráficos de Gantt • Escolhe opções padrão
Slide 42: 7 - Formatando a apresentação  Formatando uma categoria de barras do Gantt – destacar um tipo de tarefas • marcos, críticas ou não críticas – Barra de Modos - clique Gráfico de Gantt – Menu Formatar - clique Estilos de Barra – Nome escolha a categoria – ex: tarefa ou marco – Clique: Pasta Barras • Tem-se: Início - Tipo, Meio - Padronagem e Fim Tipo
Slide 43: 7 - Formatando a apresentação  Algumas categorias só tem a Forma de Início – Ex: Marcos  Outras tem as três opções  Mudando o formato da barra de uma atividade – Selecione a tarefa (Gráfico de Gantt) – Menu Formatar - clique Barra • clique Forma da Barra, escolha
Slide 44: 7 - Formatando a apresentação  Mudar o formato do texto de uma atividade para realçá-la: ex:caminho crítico  Barra de modos, Gráfico de Gantt  Menu Formatar, clique Estilos de Texto – Caixa: Alterar Item • escolha o que quer mudar • escolha como ficará o formato
Slide 45: 7 - Formatando a apresentação  Formatando o texto de uma atividade – Gráfico de Gantt – Selecione a tarefa – Menu Formatar • clique Fontes – Faça a sua escolha – Vale o método de copiar formatos do windows, o pincel
Slide 46: 8 - Personalizando os relatórios  Tendo digitado as informações básicas pode ser oportuno imprimir para revisar o projeto.  Adicionar Cabeçalhos, Rodapés, Número de pg  Destacar uma informação específica – escolhe o modo de visualização desejado – pesonalize – imprima  Antes de imprimir: Visualizar Impressão
Slide 47: 8 - Personalizando os relatórios  Veja as informações do projeto em: – Uso da tarefa - informações das atividades – Uso do recurso - informações dos recursos  Barra de Modos - escolha o modo de visualização desejado – Se for o caso use Mais Modos de Exibição - clique Aplicar  Mudando o modo de visualização não adiciona ou remove informações
Slide 48: 8 - Personalizando os relatórios  Adicione um Cabeçalho, Rodapé, Legenda  As informações podem ser de sua origem: – nome da empresa, do gerente  De origem do programa – núm da pg ou data de término  Menu Arquivo - clique Configurar Página – Escolha:a tabela Cabeçlho, Rodapé ou Margens – Escolha a tabela Esquerda, Centro ou Direita – Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de informação desejado e clique OK – Pode Formatar o texto
Slide 49: 8 - Personalizando os relatórios  Tipos de Visualização  Existem 3 tipos de visualização – Gráficos ou mapas:Gráfico de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e o Calendário; representam a informação graficamente – Planilhas - apresentam a informação em linhas e colunas; cada linha um atividade ou recurso – Formulários - informações de uma tarefa ou de um recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa de diálogo
Slide 50: 8 - Personalizando os relatórios  Visualizando a Impressão: Clique Visualizar Impressão  Pode-se combinar mais de um modo de visualização: Gráfico de Gantt, Planilha de Recurso, uma tabela um filtro  Na visualização da impressão pode-se: – ajustar a orientação da página e tamanho – editar cabeçalhos, rodapés e legenda – determinar as opções de impressão  Não se pode editar a informação em si
Slide 51: 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades  Após adicionar as informações básicas faça uma revisão geral – Será possível cumprir os prazos finais ? – Não ? Examine as tarefas que conduzem a estes marcos ! O sequenciamento está correto ? – É viável o Caminho Crítico ? – Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no prazo e no custo ?
Slide 52: 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades  Veja todo o Projeto na Tela  Pode-se ter uma visão geral do projeto, datas de início e de fim, grandes fases.  Usando Mais Zoom e Menos Zoom  Barra de Modos - clique Gráfico  Menu Exibir - clique Zoom – Projeto inteiro  Mudando a escala das barras: – Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de ferramentas
Slide 53: 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades  Confirme a data de Início e de Fim do Projeto – Barra de Modos – Gráfico de Gantt – Menu Arquivo- Propriedades • Pasta Conteúdo - data de início – data de fim, trabalho e custos – Comparação: planejado X realizado • Menu Projeto – Informações sobre o Projeto – Estatísticas
Slide 54: 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades  Identifique o Caminho Crítico  As tarefas no Caminho Crítico não podem atrasar ou atrasa a data final  Ao nivelar recursos cuidado com o Caminho Crítico  Barra de Modos – Gráfico de Gantt – Clique Assitente de Gráficos de Gantt – formate as atividades do caminho crítico
Slide 55: 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades  Filtros – Mostrar só as atividades do Caminho Crítico – Menu Projeto – Filtros para • clique Crítica • clique Todas as tarefas - mostra todas de novo  Ordenar – Menu Projeto - Classificar • escolha o critério  Pode combinar filtrar e ordenar
Slide 56: 10 - Visualizando Outros Detalhes  Normalmente um projeto contem muita informação para ser vista de uma só vez  As tarefas e atividades podem ser vistas de diferentes modos para mostrar diferentes detalhes
Slide 57: 10 - Visualizando Outros Detalhes  As informações podem ser apresentadas em: – visualização das tarefas – visualização dos recursos  Barra de Modos – selecione o modo desejado – Mais Modos de Exibição tem adicionais • clique Aplicar
Slide 58: 10 - Visualizando Outros Detalhes  Aplicando uma tabela diferente a uma visualização  Mudando a tabela aplicada a uma planilha mudam os campos de informação mostrados  Barra de Modos - escolha a visualização • Mais Modos de Exibição  Menu Exibir- escolha a tabela • Tabelas: Mais Tabelas
Slide 59: 10 - Visualizando Outros Detalhes  Aplicando um Filtro a uma vista de planilha – para focar numa tarefa ou recurso – ele pode mostrar só uma tarefa ou destacá-la  Menu Projeto – Filtro para - escolha o filtro – Mais Filtros - além de mais filtros tem Realçar
Slide 60: 11- Como Cumprir com Suas Metas  Após o um exame geral devem-se fazer os ajustes  Especial atenção ao Caminho Crítico  Utilize as folgas  Utilize as antecipações  Se for o caso ponha restrições  Nivele os recursos  Sempre pode dar uma “apertada” no tempo,mas deixe uma “folguinha”, pode fazer falta
Slide 61: 11- Como Cumprir com Suas Metas  Verificando as dependências das tarefas – A dependência clássica é a fim-início, mas tem mais 3, que se forem bem usadas encurtam o tempo do caminho crítico  Barra de Modos – Gráfico de Gantt – duplo clique na linha de ligação – reveja as dependências • se duas tarefas podem começar juntas - faça início a início • se podem acabar juntas faça Término a Término – se puder colque folga ou antecipação
Slide 62: 11- Como Cumprir com Suas Metas  Ache folgas na sua Agenda – procure as folgas livres e as folgas totais – remaneje as atividades cujas folgas permitam de modo a deixar outras mais “folgadas”.  Barra de Modos – Mais Modos de Exibição – Gantt Detalhado - Aplicar • a folga numa tarefa aparece como uma barra fininha
Slide 63: 11- Como Cumprir com Suas Metas  Crie Folgas ou Antecipação entre tarefas – Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a predecessora – Antecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa à predecessora  Gráfico de Gantt- escolha a atividade – clique informação sobre a tarefa – clique pasta predecessoras • no campo retardo informe a antecipação (negativa) ou a folga positiva, como uma duração ou percentagem da duração da tarefa anteriror
Slide 64: 11- Como Cumprir com Suas Metas  Confirme as restrições nas tarefas – a restrição padrão é “O mais breve possível”, mas oito  Barra de Modos – Gráfico de Gantt  Menu Exibir - Tabela - Mais Tabelas  Tabelas – Datas de Restrição - Aplicar  Veja os campos: Tipo de Restrição e Data da Restrição  REVISE todas as restrições que não seja a padrão
Slide 65: 11- Como Cumprir com Suas Metas  Acelere uma tarefa alocando mais recursos  Barra de Modos – Gráfico de Gantt – Selecione a tarefa para alocar mais recursos – clique Atribuir Recursos (2 cabeças) – escolha o recurso • clique atribuir  Disponibilidade de Recursos
Slide 66: 12 - Como salvar as mudanças  Com Linha de Base - foto do plano original: tarefas, recursos e custos  Sem Linha de Base - se quisermos mudar algo do plano original  Pode salvar um plano interino (até 10) e comparar com o Linha de Base
Slide 67: 12 - Como salvar as mudanças  Salvando com Linha de Base – clique Salvar : con Linha de Base  Adicionar nova tarefa a uma LinhaBase – Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas
Slide 68: 12 - Como salvar as mudanças  Salvando o projeto sem baseline – ainda não está bom – Clique Salvar • Salvar sem Linha de Base
Slide 69: 12 - Como salvar as mudanças  Salvando um plano interino (até 10) – Salvar – Caixa de Ajuda: – Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha de Base  Um plano interino não salva recursos ou alocações
Slide 70: 12 - Como salvar as mudanças  Salvando um orçamento – alocações de recursos, bases de incorporação para os recursos, custos fixos para as tarefas  Com isto pode se realizar comparações com o andamento dos trabalhos – Menu Ferramantas – Grupo de Trabalho
Slide 71: 12 - Como salvar as mudanças  Comparando atual com baseline  Barra de Modos – Gantt de Controle  Menu Exibir – Tabela - Variação