Hide Notes 

Slide 1: Ten Things You Should Know about Document Storage Author: Manuel J. Montesino Documents have to be stored not only during  their current periods but for years thereafter  (forever in some cases). Statutory and litigation  requirements and preservation of history, for  example, make such storage necessary. Storing  documents needs storage media, which costs  money. Hence, it is important to optimize  document storage by removing unwanted  documents at the earliest time and avoiding  redundancy of documents.    1. Government regulations stipulate that different kinds of documents be  preserved for specified periods, such as seven years. Litigation possibility  requires that documents that might be needed as evidence in a lawsuit be  preserved as long as there is a remote possibility that a lawsuit might be  filed. For these and other reasons, document storage for long periods  should be understood as unavoidable.  2. Documents are stored on storage devices ranging from paper and filing  cabinets to microfilm, magnetic tape, hard disks, CD/DVD and solid state  devices like flash drives. The media differ in terms of costs, durability of  stored data, ease of handling and portability.  3. Storage can be primary as when data is stored on on‐line hard disks and can  be accessed in milliseconds by the system. It can be stored on less expensive  secondary near‐line media such as robotic devices that retrieve and mount  needed media as called for by the system in seconds. Data can also be stored  on least cost (and safer) off‐line in removable media as backup or archive, to  be accessed infrequently if necessary.  4. On‐line storage is necessary for frequently used current data. If too much  data is stored on‐line, it can affect system performance, slowing it down.  Hence, it is a good practice to remove infrequently used data to secondary or  off‐line media.  5. Secondary storage media are near‐line in that the data can be made  accessible in seconds. The data is stored on removable media that are  stacked in a device with robotic arms. On receiving a system command, the  arm will retrieve a selected media and mount it on an on‐line drive. This  operation is typically performed in seconds so that there is no appreciable  delay in accessing the data in secondary storage.  6. Data is stored off‐line on removable media not only because they are used  infrequently but also because the media can be stored away in less expensive  and safer premises. For example, backups of data will be needed only if the 
Slide 2: primary data is lost and can be stored in separate premises so that events  like a fire at the primary location do not affect the backup.  7. It is a common practice to monitor the access rates to different types of on‐ line data and move the infrequently accessed types to near‐line storage. This  can be done automatically and can optimize system performance.  8. The media stored in the near‐line storage devices are catalogued so that the  system knows where each piece of data resides and can command the robotic  arm to retrieve just the right disk and mount it on‐line, when the need arises.  9. Offline storage protects data from the risks to which on‐line data are exposed  to, such as virus and hacker attacks, power fluctuations and system crashes.  Remote storage of off‐line data can even protect it from natural disasters like  fire, flood and earthquakes that might affect data stored on the primary  locations.  10. Electronic data can suffer from readability problems if they are stored long in  the same format. File formats, storage media devices and software  applications can all go through major changes as Information Technology  changes. This can render old data unreadable. One solution to this problem is  to transfer the old data to new format media on a regular basis.     Data that are needed for current processing needs are stored on on‐line storage  media such as hard disks and RAID systems. Data that might be needed only  infrequently can be stored on near‐line robotic devices with the ability to make  them accessible in seconds. Backup and archival data are typically stored on off‐line  media that can also be stored remotely to keep them away from dangers like a fire at  the primary location.    About Author:  Ademero, Inc. develops document storage system. Based largely on user  experience, the company's flagship product, Content Central™, is a browser‐based  Document Management Systems created to provide businesses and other  organizations with a convenient way to capture, retrieve, and manage information  originating in hard copy or digital form. Access a live preview of this Electronic  Document Management System by visiting the Ademero web site.        ‐‐0‐‐