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Slide 1: TIME MANAGEMENT FOR PROJECT MANAGERS Virginie, Bénoît, Valerie, Ignace, Aicha, Samson, Cheikh
Slide 2: PLAN    1. INTRODUCTION 2. PRÉSENTATION DU FILM 3. IDENTIFICATION DES PRINCIPALES CAUSES LIÉES A LA PERTE DU TEMPS – – Organisation : Recherche de l ’Efficacité Imprévus : Recherche de l ’Efficience Méthodes d ’organisation du travail du GP Méthodes d ’organisation du travail des autres Méthodes de gestion des imprévus  4. SOLUTIONS – – –   5. CONCLUSION / RECOMMANDATIONS 6. QUESTIONS
Slide 3: PRINCIPALES CAUSES DE PERTE DE TEMPS  PERTE DE TEMPS LIÉE A UNE MAUVAUSE ORGANISATION (EFFICACITÉ) – – – Planification Inadéquate Délégation Inefficace Tenter d ’en faire trop  PERTE DE TEMPS LIÉE AUX IMPRÉVUS(EFFICIENCE) – – – Visiteurs Impromptus Interruptions Téléphoniques Gestion par crises
Slide 4: L’art de s’organiser   Dresser une liste de toutes les activités Diviser les activités en deux catégories – – Activités positives (liées aux buts et à la mission de l ’Entreprise) Activités réactives (liées aux problèmes de gestion courante) Activités importantes Activités urgentes  Établir les priorités – –  Planifier à court terme et à long terme
Slide 5: Organiser les autres : Clarifier les responsabilités    Faire les liens avec les buts et la mission de l’entreprise Établir les domaines clés Réviser régulièrement les activités déléguées avec les agents (pour avoir une même compréhension)
Slide 6: Organiser les autres : Définir les normes     Qualité Quantité Temps Coût
Slide 7: Organiser les autres : Fixer les objectifs    Tenir compte des capacités de chacun Définir et fixer les défis individuels Féliciter ceux et celles qui ont réussi en privé et en public
Slide 8: Les six principales sources de perte de temps   La gestion par crises – Loi de Murphy : « If anything can go wrong, it will. » Est-ce vraiment une crise ? Reconnaître le syndrome du héros Planifier en fonction des imprévus Développer un plan de contingence Solutions : – – – –
Slide 9: Les six principales sources de perte de temps(suite)   Les interruptions téléphoniques – Une sonnerie de téléphone irrésistible ! Couper la sonnerie Filtrer les appels Apprendre à faire des téléphones efficaces Solutions : – – –
Slide 10: Les six principales sources de perte de temps(suite)   Une planification inadéquate – « Mais tout est urgent ! » Tenir compte de notre cycle d ’énergie quotidien Ordonner les priorités S'attaquer à la 1ere priorité d'abord et l'achever Avoir un système de planification; planifier chaque jour Truc : « L'heure silencieuse » (« the quiet hour ») Solutions : – – – – –
Slide 11: Les six principales sources de perte de temps(suite)   Tenter d'en faire trop – « Oui, oui, oui ! » Arrêter de se mentir : personne ne travaille bien sous pression Apprendre à déléguer Apprendre à dire « non » à son patron Apprendre à mieux estimer la durée d'un travail Solutions : – – – –
Slide 12: Les six principales sources de perte de temps(suite)   Les visiteurs impromptus – « Oui, mais ! » Écouter la question et :    Solutions : – Planifier une rencontre ultérieure; Le/la Référer à la bonne personne; L'encourager à trouver la bonne réponse lui/elle-même – La politique de la porte ouverte ... ou de l'ouverture à l'écoute ?
Slide 13: Les six principales sources de perte de temps(suite)   Une délégation inefficace – « Mais qui d'autre que moi peut bien le faire ! » Choisir la bonne personne Donner des instructions claires Accorder l'autorité nécessaire Faire le suivi Appuyer et « coacher » Solutions : – – – – –
Slide 14: Conclusion / Recommandations      Recherche de l ’équilibre entre la délégation et l ’exécution des tâches Conflits entre le Projet et le reste de l ’organisation Nécessité de connaître son cycle d ’énergie par jour et par semaine Questions qu ’il faut se poser Recommandations
Slide 15: Questions ?